Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych przez Wojewódzką Bibliotekę Publiczną im. Marszałka Józefa Piłsudskiego w Łodzi PDF Drukuj
Wpisany przez Adam Horodecki   
środa, 13 sierpnia 2014 09:44

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
PRZEZ WOJEWÓDZKĄ BIBLIOTEKĘ PUBLICZNĄ
IM. MARSZAŁKA JÓZEFA PIŁSUDSKIEGO W ŁODZI

Rozdział 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE


§ 1

Regulamin udzielania zamówień publicznych przez Wojewódzką Bibliotekę Publiczną im. Marszałka Józefa Piłsudskiego w Łodzi, zwany dalej „Regulaminem”, określa zakres, kryteria, zasady oraz organizację planowania, przygotowania, prowadzenia i udzielania przez Wojewódzką Bibliotekę Publiczną im. Marszałka Józefa Piłsudskiego w Łodzi, zwaną dalej „Zamawiającym”, zamówień publicznych zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), zwaną dalej „Prawem zamówień publicznych” lub w skrócie „Pzp”.

§ 2

  1. Przepisy Regulaminu stosuje się do udzielanych przez Zamawiającego zamówień publicznych na dostawy, usługi lub roboty budowlane, finansowanych ze środków publicznych.
  2. Przepisów Regulaminu nie stosuje się, jeżeli – w drodze porozumienia z innymi jednostkami, podmiotami realizującymi wspólnie zadania z Zamawiającym lub podmiotami biorącymi udział w finansowaniu zadania – ustalono inne zasady organizacji procedury udzielania zamówień publicznych.

§ 3

W uzasadnionych przypadkach, których z zachowaniem najwyższej staranności nie można było przewidzieć, a zachodzi konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia publicznego, kierownik zamawiającego, może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania przepisów Regulaminu w zakresie procedury porównywania ofert i realizować zamówienie z jednym wybranym wykonawcą. Uzasadnienie wyboru wykonawcy wraz ze wskazaniem przyczyn odstąpienia od procedur przewidzianych w Regulaminie należy zawrzeć we wniosku, który sporządza kierownik komórki wnioskującej.

§ 4

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

  1. cenie – należy przez to rozumieć wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą Zamawiający (kupujący) jest obowiązany zapłacić wykonawcy (przedsiębiorcy) za towar lub usługę; w cenie uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług lub podatkiem akcyzowym; przez cenę rozumie się również stawkę taryfową;
  2. CPV – należy przez to rozumieć stosowany w postępowaniu system klasyfikacji produktów, usług i robót budowlanych, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. UE L Nr 340, poz. 1, z późn. zm.);
  3. dostawie (w skrócie: D) – należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, najmu, dzierżawy oraz leasingu;
  4. głównym księgowym – należy przez to rozumieć głównego księgowego Zamawiającego;
  5. kierowniku komórki wnioskującej – należy przez to rozumieć kierownika komórki organizacyjnej obsługującej zadania, z realizacją których związane jest zamówienie publiczne;
  6. kierowniku zamawiającego lub dyrektorze – należy przez to rozumieć dyrektora Zamawiającego;
  7. komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć wchodzące w skład Zamawiającego i określone w jej Regulaminie organizacyjnym działy albo samodzielne stanowiska;
  8. komórce wnioskującej – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną obsługującą zadania, z realizacją których związane jest zamówienie publiczne;
  9. postępowaniu – należy przez to rozumieć procedurę zmierzającą do udzielenia zamówienia publicznego, realizowaną na wniosek komórki organizacyjnej;
  10. radcy prawnym – należy przez to rozumieć osobę zapewniającą profesjonalną obsługę prawną i pomoc prawną Zamawiającemu, bez względu na charakter stosunku prawnego łączącego go z Zamawiającym;
  11. robotach budowlanych (w skrócie: RB) – należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 2c ustawy Prawo zamówień publicznych lub obiektu budowalnego, a także realizację obiektu budowlanego, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego;
  12. specjaliście ds. zamówień publicznych – należy przez to rozumieć osobę odpowiedzialną za realizację spraw proceduralnych związanych z zamówieniami publicznymi, na zasadach określonych w Regulaminie oraz w Regulaminie organizacyjnym Zamawiającego;
  13. usługach (w skrócie: U)– należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia wykonawcy na rzecz Zamawiającego, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, a są usługami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 2a lub 2b ustawy Prawo zamówień publicznych;
  14. wartości zamówienia – należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez wnioskodawcę z należytą starannością, zgodnie z przepisami Regulaminu;
  15. wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;
  16. zamówieniach publicznych – należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między Zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane świadczone przez wykonawcę na rzecz Zamawiającego;
  17. art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych – należy przez to rozumieć zamówienia i konkursy, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych, a których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro;
  18. art. 4 pkt 8b ustawy Prawo zamówień publicznych – należy przez to rozumieć zamówienia, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych, a których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu Zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności i ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8.

Rozdział 2
OGÓLNE ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
ORAZ WYDATKOWANIA ŚRODKÓW

§ 5

Zamówienia publiczne dokonywane są na zasadach określonych w Regulaminie, a także w szczególności na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych, ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 406), ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst. jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 121) oraz regulaminów i innych przepisów wewnętrznych regulujących organizację i funkcjonowanie Instytucji zamawiającej.

§ 6

Wydatkowanie środków mające na celu nabycie w ramach zamówień publicznych dostaw, usług lub robót budowlanych powinno być dokonywane:

  1. w sposób celowy i oszczędny przy zachowaniu zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,
  2. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,
  3. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

§ 7

  1. Postępowanie należy przygotować i przeprowadzić w sposób zapewniający przejrzystość, zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców.
  2. W przypadku wspólnego prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez kilka komórek wnioskujących, wniosek sporządzają kierownicy tych komórek wspólnie.

§ 8

Zamówienia publicznego udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami Regulaminu.

§ 9

  1. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne.
  2. Zamawiający może ograniczyć dostęp do informacji związanych z postępowaniem tylko wówczas, gdy przepisy ustaw szczególnych tak stanowią.
  3. W trakcie prowadzonego postępowania nie podlegają ujawnieniu informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503, z późn. zm.), jeżeli wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane, za wyjątkiem zawartych w ofertach informacji dotyczących: nazwy (firmy) wykonawcy i jego adresu, ceny, terminu wykonania zamówienia publicznego, okresu gwarancji i warunków płatności.

§ 10

Zamówienia publiczne udzielane są w ramach posiadanych przez Zamawiającego środków finansowych, obejmujących dany rok budżetowy.

§ 11

W wyjątkowych przypadkach Dyrektor może powierzyć przygotowanie i przeprowadzenie postępowania podmiotowi specjalizującemu się w świadczeniu tego typu usług.

Rozdział 3
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

§ 12

Opis przedmiotu zamówienia publicznego powinien zapewniać wybór najkorzystniejszej oferty.

§ 13

  1. Opisując dokładnie i szczegółowo przedmiot zamówienia publicznego, należy kierować się przede wszystkim potrzebami Zamawiającego, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.
  2. W opisie przedmiotu zamówienia publicznego należy zawrzeć minimalne warunki techniczne, jakościowe i funkcjonalne, opisane za pomocą norm, aprobat, systemów odniesienia, o których mowa w art. 30 ust. 1 – 3 Prawa zamówień publicznych, tak aby opisane wymogi mogło spełnić kilka podmiotów zajmujących się daną branżą na danym rynku.
  3. Przedmiotu zamówienia publicznego nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i nie ma możliwości opisania przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”. Nie dotyczy to zamówień udzielanych na podstawie art. 4 pkt 8 i 8b Prawa zamówień publicznych.
  4. Opisu przedmiotu zamówienia publicznego na roboty budowlane dokonuje się za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych. Nie dotyczy to zamówień udzielanych na podstawie art. 4 pkt 8 i 8b Prawa zamówień publicznych.
  5. Jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego.
  6. Do opisu przedmiotu zamówienia publicznego stosuje się nazwy i kody CPV.


Rozdział 4
USTALENIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

§ 14

  1. Przy ustalaniu wartości zamówienia publicznego niedopuszczalne jest dzielenie zamówienia publicznego na części lub zaniżanie jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych.
  2. Wartość zamówienia publicznego określoną w euro oblicza się zgodnie z zasadami określonymi w Prawie zamówień publicznych, tj. dzieląc wartość netto zamówienia publicznego w złotych przez kurs euro określony w obowiązujących na dzień przeliczenia przepisach, wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 Prawa zamówień publicznych.
  3. Ustalenia wartości zamówienia publicznego dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania, jeżeli przedmiotem zamówienia publicznego są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania, jeżeli przedmiotem zamówienia publicznego są roboty budowlane.
  4. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia publicznego nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, przed wszczęciem postępowania dokonuje się zmiany wartości zamówienia publicznego.

§ 15

  1. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.
  2. Podstawą obliczenia wartości zamówienia publicznego na dostawy jest wartość rynkowa rzeczy lub praw będących przedmiotem dostawy.
  3. Podstawą obliczenia wartości zamówienia publicznego na usługi jest wartość rynkowa świadczeń objętych zamówieniem publicznym.
  4. Podstawą obliczenia wartości zamówienia publicznego na roboty budowlane jest kosztorys inwestorski albo planowany koszt robót budowlanych. Jeżeli przedmiotem zamówienia publicznego, oprócz wykonania robót budowlanych, jest też ich zaprojektowanie, to wartość zamówienia publicznego ustala się na podstawie planowanych kosztów prac projektowych i robót budowlanych.
  5. Przy obliczaniu wartości zamówienia publicznego na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw związanych z wykonywaniem robót budowlanych oddanych przez Instytucję zamawiającą do dyspozycji wykonawcy.
  6. Jeżeli nie można obliczyć wartości zamówienia publicznego na podstawie realiów rynkowych, szacunek wartości zamówienia publicznego można oprzeć na aktualnie i powszechnie stosowanych katalogach, cennikach i taryfikatorach.

§ 16

Jeżeli dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych, wartością zamówienia publicznego jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.

§ 17

Ustalenie wartości zamówienia publicznego musi być dokonane z należytą starannością na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów art. 32 – 35 Prawa zamówień publicznych.

Rozdział 5
PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
O WARTOŚCI NIE PRZEKRACZAJĄCEJ 10 000 ZŁ NETTO

§ 18

Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego następuje na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora wniosku o dokonanie wydatku, zwanego dalej „Wnioskiem”, którego wzór określa załącznik nr 1 do Regulaminu.

§ 19

  1. Wniosek sporządza kierownik komórki wnioskującej.
  2. Wniosek przekazuje się do rejestracji specjaliście ds. zamówień publicznych.
  3. Wniosek podlega następnie aprobacie celowościowej Zastępcy Dyrektora ds. Merytorycznych lub Głównego Specjalisty ds. Administracyjnych.
  4. Po uzyskaniu akceptacji, o której mowa w ust. 3 wniosek zostaje przekazany do zatwierdzenia Dyrektorowi.
  5. Na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora wniosku jego realizacją, stosownie do przedmiotu zamówienia, zajmuje się Dział Administracyjno – Gospodarczy lub komórka wnioskująca.
  6. Faktury, rachunki lub inne dokumenty wystawione przez wykonawcę, będące zapłatą za realizację wniosku, należy przedstawić kierownikowi Działu Administracyjno – Gospodarczego do zaewidencjonowania.

§ 20

Do archiwizowania i przechowywania wniosków zobowiązany jest kierownik Działu Administracyjno – Gospodarczego.

§ 21

Podstawą nawiązania z wybranym wykonawcą stosunku zobowiązaniowego, na podstawie którego wybrany wykonawca będzie wykonywał zamówienie publiczne, może być:

  1. zamówienie (oświadczenie woli Instytucji zamawiającej),
  2. umowa – zaakceptowana przez radcę prawnego pod względem formalno-prawnym.

§ 22

Do zamówień udzielanych zgodnie z procedurą określoną w tym Rozdziale zawsze może być zastosowana procedura określona w Rozdziale 6 lub 7 Regulaminu.

Rozdział 6
PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI PRZEKRACZAJĄCEJ 10 000 ZŁ NETTO A NIE PRZEKRACZAJĄCEJ
WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY, O KTÓREJ MOWA
W ART. 4 PKT 8 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
ORAZ ZAMÓWIEŃ OKREŚLONYCH W ART. 4 PKT 8b

§ 23

Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego następuje na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora wniosku o dokonanie wydatku, zwanego dalej „Wnioskiem”, którego wzór określa załącznik nr 2 do Regulaminu.

§ 24

  1. Wniosek sporządza kierownik komórki wnioskującej.
  2. Wniosek przekazuje się do rejestracji specjaliście ds. zamówień publicznych.
  3. Wniosek podlega następnie akceptacji Głównego Księgowego pod względem zabezpieczenia środków finansowych oraz aprobacie celowościowej Zastępcy Dyrektora ds. Merytorycznych lub Głównego Specjalisty ds. Administracyjnych.
  4. Po uzyskaniu akceptacji, o których mowa w ust. 3 wniosek zostaje przekazany do zatwierdzenia Dyrektorowi.

§ 25

  1. Na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora wniosku specjalista ds. zamówień publicznych wraz z kierownikiem komórki wnioskującej przystępują do procedury wyboru najkorzystniejszej oferty.
  2. Procedurę wyboru najkorzystniejszej oferty rozpoczyna skierowanie przez specjalistę ds. zamówień publicznych zapytania ofertowego, którego wzór określa załącznik nr 4 do Regulaminu.
  3. Zapytanie ofertowe kieruje się do nie mniej niż 3 wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, chyba że ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia liczba wykonawców mogących je wykonać jest mniejsza.
  4. Zamawiający może nie skierować zapytań ofertowych do podmiotów, które uprzednio wykonały na rzecz Zamawiającego zamówienie publiczne z nienależytą starannością, a w szczególności:
    • nie wykonały przedmiotu umowy w terminie z przyczyn leżących po ich stronie,
    • dostarczyły towary o niewłaściwej jakości lub nieodpowiadające warunkom umownym,
    • nie wywiązały się w terminie z warunków gwarancji lub rękojmi,
    • wykonany przez nie przedmiot umowy obarczony był wadą powodującą konieczność poniesienia przez Zamawiającego dodatkowych nakładów lub prac.
  5. Jeżeli nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający może przeprowadzić negocjacje dotyczące ceny, w celu wyboru oferty.
  6. W przypadku nie złożenia co najmniej jednej oferty niepodlegającej odrzuceniu Zamawiający może udzielić zamówienia publicznego po negocjacjach z jednym wykonawcą.
  7. Postępowania prowadzi się z zachowaniem wybranej przez Zamawiającego formy.

§ 26

  1. Po upływie terminu wyznaczonego na składnie ofert, pod warunkiem otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty, specjalista ds. zamówień publicznych wraz z kierownikiem odpowiedzialnym za realizację danego zamówienia publicznego dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty spośród złożonych, przy zastosowaniu przyjętych w danym postępowaniu kryteriów, którymi mogą być w szczególności: cena, jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, koszty eksploatacji, serwis, termin wykonania zamówienia itp.
  2. Wybór wykonawcy podlega udokumentowaniu Protokołem zamówienia publicznego, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu.


§ 27

  1. Podstawą nawiązania z wybranym wykonawcą stosunku zobowiązaniowego, na podstawie którego wybrany wykonawca będzie wykonywał zamówienie publiczne, jest umowa zaakceptowana przez radcę prawnego pod względem formalno-prawnym.
  2. Za sporządzenie umowy odpowiedzialny jest kierownik komórki wnioskującej i specjalista ds. zamówień publicznych. Umowa przedstawiana jest następnie do akceptacji Głównego Specjalisty ds. Administracyjnych.
  3. Składane wykonawcom zamówienia lub zawierane z nimi umowy powinny w należyty sposób zabezpieczać interesy Zamawiającego, w szczególności poprzez:
    • dokładne oznaczenie wykonawcy i adresu, z uwzględnieniem wskazania formy prawnej i podania numeru wpisu do ewidencji działalności gospodarczej lub numeru KRS – po wcześniejszym przedstawieniu aktualnego wypisu z ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, wydanego nie wcześniej niż 6 miesięcy, określenie numeru NIP albo PESEL – po wcześniejszym przedstawieniu odpowiedniego zaświadczenia dokumentującego wskazane dane;
    • wskazanie podstawy prawnej dokonania zamówienia publicznego;
    • dokładne określenie przedmiotu zamówienia publicznego, tj.: zakresu dostaw, usług lub robót budowlanych, terminu realizacji, wynagrodzenia z uwzględnieniem kwoty netto, VAT (o ile wystąpi) i kwoty brutto;
    • określenie terminu płatności liczonego od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionego rachunku/faktury z zaznaczeniem, iż dniem zapłaty jest dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego;
    • wskazanie sankcji za nie dotrzymanie warunków umowy z uwzględnieniem w szczególności kar umownych oraz warunków przedterminowego rozwiązania umowy z winy wykonawcy.
  4. W zawieranych z wykonawcami umowach można zamieścić postanowienia normujące okres gwarancji lub rękojmi oraz ich zakres, jak również sposób zabezpieczenia należytego wykonania umowy, np. poprzez: zabezpieczenie w pieniądzu, w formie gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych, nałożenie obowiązku posiadania ubezpieczenia związanego z wykonywaną działalnością.

§ 28

Do zamówień udzielanych zgodnie z procedurą określoną w tym Rozdziale zawsze może być zastosowana procedura określona w Rozdziale 7 Regulaminu.

§ 29

Procedura postępowania przy zakupie materiałów bibliotecznych:

  1. Kierownik komórki wnioskującej sporządza wniosek o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne (wypełnia załącznik nr 2 do Regulaminu).
  2. Opis przedmiotu zamówienia ma formę tabeli, która jest załącznikiem do wniosku (Tabela 1).
  3. Sporządzony, kompletny wniosek, kierownik komórki wnioskującej przekazuje specjaliście ds. zamówień publicznych, który przygotowuje zapytanie ofertowe.
  4. Na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora wniosku, specjalista ds. zamówień publicznych wysyła zapytanie ofertowe (z Tabelą 2) do wskazanych we wniosku wykonawców.
  5. Zapytanie ofertowe kieruje się do nie mniej niż 3 wykonawców.
  6. Po upływie terminu wyznaczonego na składanie ofert kierownik komórki wnioskującej sporządza zestawienie cen złożonych ofert (Tabela 3).
  7. Następnie kierownik komórki wnioskującej przygotowuje zestawienia pozycji najkorzystniejszych dla poszczególnych wykonawców (z wykorzystaniem Tabeli 2) i zestawienie pozycji, na które nie zostały złożone oferty (jeżeli takie będą). Przygotowane zestawienia przekazuje specjaliście ds. zamówień publicznych.
  8. Na podstawie otrzymanych zestawień specjalista ds. zamówień publicznych sporządza Protokół zamówienia publicznego.
  9. Zatwierdzony przez Dyrektora Protokół zamówienia publicznego stanowi podstawę nawiązania z wybranymi wykonawcami stosunku zobowiązaniowego, na podstawie którego wybrany wykonawca będzie wykonywał zamówienie publiczne.
  10. W przypadku pozycji nie rozstrzygniętych, kierownik komórki wnioskującej składa ponownie wniosek i dokonuje zakupu zgodnie z procedurą określoną w Rozdziale 5 Regulaminu.
  11. W przypadku materiałów bibliotecznych wydawanych w niskich nakładach lub nakładem autora, wydawnictw regionalnych, bibliofilskich oraz koniecznych w związku z organizowanymi w Bibliotece spotkaniami i konferencjami, ich zakup następuje na podstawie wniosku – Załącznika nr 1 do Regulaminu.

Rozdział 7
PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI
PRZEKRACZAJĄCEJ WYRAŻONĄ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚĆ KWOTY,
O KTÓREJ MOWA W ART. 4 PKT 8 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

§ 30

Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego następuje na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora wniosku o dokonanie wydatku, zwanego dalej „Wnioskiem”, którego wzór określa załącznik nr 3 do Regulaminu.

§ 31

  1. Wniosek sporządza kierownik komórki wnioskującej.
  2. Wniosek przekazuje się do rejestracji i akceptacji pod względem zgodności z przepisami Regulaminu i przepisami regulującymi zamówienia publiczne specjaliście ds. zamówień publicznych.
  3. Właściwa komórka organizacyjna jest zobowiązana do złożenia wniosku o wszczęcie postępowania z uwzględnieniem czasu niezbędnego do jego przeprowadzenia, jednak nie później niż 14 dni kalendarzowych przed dniem wszczęcia postępowania o zamówienie publiczne w pożądanym trybie.
  4. Wniosek podlega następnie akceptacji Głównego Księgowego pod względem zabezpieczenia środków finansowych oraz aprobacie celowościowej Zastępcy Dyrektora ds. Merytorycznych lub Głównego Specjalisty ds. Administracyjnych.
  5. Po uzyskaniu akceptacji, o których mowa w ust. 2 i 3 specjalista ds. zamówień publicznych przekazuje wniosek do zatwierdzenia Dyrektorowi.
  6. Na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora wniosku specjalista ds. zamówień publicznych przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przyjętą we wniosku procedurą.

§ 32

Sporządzając Wniosek należy kierować się następującymi zasadami:

  1. W opisie przedmiotu zamówienia (pkt. 2 Wniosku) należy wskazać w całości przedmiot zamówienia oraz wyodrębnić poszczególne części zamówienia, jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych (art. 32 ust. 4 ustawy Pzp), a także ewentualną informację o przewidywanych zamówieniach uzupełniających (art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy Pzp). Określenie przedmiotu zamówienia może też nastąpić w razie potrzeby za pomocą planów, rysunków lub projektów, łącznie z wyszczególnieniem wszelkich świadczeń dodatkowych.

    Przy opisie przedmiotu zamówienia, który ma być realizowany sukcesywnie, w miarę potrzeb Zamawiającego bądź wykonywany etapowo, określenia wymagają poszczególne jego części (świadczenia częściowe) wraz ze wskazaniem okoliczności tzw. odbiorów częściowych lub co najmniej oznaczenia podstaw umożliwiających określenie świadczeń częściowych w trakcie realizacji umowy.

    Przedmiot zamówienia na roboty budowlane opisuje się za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych (art. 31 ust. 1 ustawy Pzp).

    Jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych Zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego, obejmującego opis zadania budowlanego, w którym podaje się przeznaczenie ukończonych robót budowlanych oraz stawiane im wymagania techniczne, ekonomiczne, architektoniczne, materiałowe i funkcjonalne (art. 31 ust. 2 i 3 ustawy Pzp).
  2. Wartość szacunkowa (pkt. 3 Wniosku) to najbardziej prawdopodobna cena rynkowa (wynagrodzenia, prowizje, czynsz, itd.). W przypadku robót budowlanych ustalenie wartości następuje – bez względu na ich rodzaj – z zastosowaniem kosztorysu inwestorskiego.

    Podając we wniosku wartość zamówienia należy sprawdzić czy od dnia ustalenia wartości zamówienia nie upłynęło więcej niż 3 miesiące do dnia planowanego wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, lub 6 miesięcy do dnia planowanego wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. Jeżeli ww. okresy zostały przekroczone przed wszczęciem postępowania należy dokonać ponownej weryfikacji wartości zamówienia (art. 35 ust. 1 i 2 ustawy Pzp).

    Prawo zamówień publicznych przewiduje ponadto zasady ogólne szacowania wartości zamówienia, a mianowicie:
    • gdy przewidziane są zamówienia uzupełniające, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt. 6 i 7 ustawy Pzp przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość tych zamówień uzupełniających,
    • jeśli dopuszczono możliwość składania ofert częściowych albo udziela się zamówienia w częściach, których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.

    Szczególne zasady obowiązują w odniesieniu do zamówień okresowych, a mianowicie:
    • podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest, zgodnie z wyborem Zamawiającego, łączna wartość zamówień:
      • na usługi należące do tej samej kategorii lub dostawy należące do tej samej grupy określonej we Wspólnym Słowniku Zamówień, udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem (art. 34 ust. 1 pkt. 1 ustawy Pzp.) albo
      • których Zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie, albo w czasie realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego, jeżeli jest on dłuższy niż 12 miesięcy (art. 34 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp),
    • wybór podstawy ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo nie może być dokonany w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy,
    • gdy zamówienie obejmuje usługi bankowe lub inne usługi finansowe, wartością zamówienia są opłaty, prowizje, odsetki i inne podobne świadczenia,
    • jeżeli zamówienie na usługi lub dostawy przewiduje prawo opcji, przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem prawa opcji (art. 34 ust. 5 ustawy Pzp).
  3. Właściwy dobór procedury (pkt. 6 Wniosku) możliwy jest dopiero po prawidłowym opisie i oszacowaniu przedmiotu zamówienia. Dla doboru właściwego trybu postępowania niezbędne jest rzetelne ustalenie rzeczywistych i faktycznych okoliczności towarzyszących potrzebom Zamawiającego, które mają być zaspokojone zamawianym świadczeniem majątkowym.
  4. Kryteriami oceny ofert ( pkt. 7 Wniosku) są cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis, termin gwarancji oraz termin wykonania zamówienia (art. 91 ust. 2 ustawy Pzp). Kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej (art. 91 ust. 3 ustawy Pzp).Wyznaczając kryteria oceny ofert Zamawiający podaje w zakresie każdego z kryteriów jego procentowe znaczenie tzw. wagę – wartościowe znaczenie danego kryterium.
  5. Termin wykonania (pkt. 8 Wniosku) umowy (spełnienia świadczenia) może być wyznaczany dwojako: przez wyznaczenie pewnej chwili (daty) albo przez wskazanie pewnego okresu czasu (w dniach, tygodniach, miesiącach, od np. dnia podpisania umowy).
    Powyższy termin zależy co najmniej od: charakteru i wymagalności potrzeb Zamawiającego, możliwości płatniczych Zamawiającego, obiektywnych możliwości wykonawcy.

§ 33

  1. Dyrektor powołuje Komisję Przetargową do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na postawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.
  2. Regulamin Pracy Komisji Przetargowej określa Załącznik nr 8.
  3. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, Dyrektor może powołać, na wniosek Głównego Specjalisty ds. Administracyjnych lub specjalisty ds. zamówień publicznych, Komisję do otwarcia ofert, odrębnie dla poszczególnych postępowań.
  4. W przypadku nie powołania Komisji do otwarcia ofert procedurę przeprowadza Główny Specjalista ds. Administracyjnych lub specjalista ds. zamówień publicznych.

Rozdział 8
DOKUMENTACJA POSTĘPOWANIA

§ 34

  1. Każde postępowanie prowadzone wg procedury określonej w Rozdziale 5 i 6 zostaje opatrzone indywidualnym numerem rejestrowym, odnotowanym we Wniosku, według formuły: ZP/numer kolejny/przedmiot zamówienia/wyłączenie/rok np.: ZP/1/D/W/2014.
  2. Każde postępowanie prowadzone wg procedury określonej w Rozdziale 7 zostaje opatrzone indywidualnym numerem rejestrowym, odnotowanym we Wniosku, według formuły: symbol komórki wnioskującej/numer kolejny/przedmiot zamówienia/rodzaj trybu/rok np.: DAG/1/U/PN/2014.

§ 35

  1. W trakcie prowadzenia postępowania wg procedury określonej w Rozdziale 7 specjalista ds. zamówień publicznych sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia.
  2. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, oferty wstępne od dnia zaproszenia do składania ofert, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu.
  3. Sposób oraz formę udostępniania zainteresowanym protokołu wraz z załącznikami określa w drodze Rozporządzenia Prezes Rady Ministrów zgodnie z art. 96 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, mając na względzie zapewnienie jawności postępowania o udzielenie zamówienia.

§ 36

  1. Specjalista ds. zamówień publicznych jest obowiązany do archiwizowania i przechowywania dokumentacji postępowania w sposób gwarantujący jej nienaruszalność.
  2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, obejmuje wszelkie dokumenty związane z przygotowaniem i prowadzeniem postępowania, ze szczególnym uwzględnieniem:
    • złożonych ofert,
    • wydruków ofert/cenników ze stron internetowych,
    • notatek służbowych,
    • korespondencji sporządzonej w toku postępowania,
    • umów zawartych w wyniku udzielenia zamówienia publicznego.
  3. Okres przechowywania dokumentacji postępowania nie może być krótszy niż 4 lata od dnia zakończenia postępowania.
  4. Zamawiający zwraca wykonawcom, których oferty nie zostały wybrane, na ich wniosek, złożone przez nich plany, projekty, rysunki, modele, próbki, wzory, programy komputerowe oraz inne podobne materiały.

§ 37

Zamówienia publiczne podlegają wpisowi do rejestru zamówień publicznych prowadzonego przez specjalistę ds. zamówień publicznych (załącznik nr 6 lub 7 w zależności od rodzaju postępowania).

§ 38

Rejestr wniesionych wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umowy prowadzi Dział Finansowo – Księgowy i na podstawie wniosku specjalisty ds. zamówień publicznych dokonuje ich zwrotu na zasadach i w terminach określonych w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych.

§ 39

  1. Umowy w sprawie zamówień publicznych należy sporządzać w 3 egzemplarzach, w tym 1 egzemplarz dla wykonawcy, 2 egzemplarze dla Zamawiającego.
  2. Umowy w sprawie zamówień publicznych sporządzane po raz pierwszy, przed ich zawarciem, muszą być zaakceptowane pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego.

§ 40

Na zamówieniach, umowach, zleceniach, fakturach i innych dokumentach finansowych należy zamieszczać informację o sposobie wyboru wykonawcy.

Rozdział 9
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 41

  1. Regulamin obowiązuje wszystkie komórki organizacyjne.
  2. Za przestrzeganie Regulaminu w poszczególnych komórkach organizacyjnych odpowiedzialni są kierownicy tych komórek oraz Zastępca Dyrektora ds. Merytorycznych i Główny Specjalista ds. Administracyjnych według podlegania komórek organizacyjnych.

§ 42

Dział Automatyzacji Biblioteki zobowiązany jest do współpracy ze specjalistą ds. zamówień publicznych we wszystkich sytuacjach, w których Zamawiający musi zamieszczać informacje dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na stronie internetowej Zamawiającego.

§ 43

Spory interpretacyjne mogące powstać w zakresie treści Regulaminu rozstrzyga Dyrektor.

§ 44

W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie stosuje się odpowiednio przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.

§ 45

Regulamin podlega zamieszczeniu na stronie internetowej Zamawiającego.

Załączniki

Wersje dokumentów w formacie PDF - do odczytania wymagane jest zainstalowanie dowolnego oprogramowania, tak zwanego "czytnika pdf". Poniżej przedstawiono przykłady trzech darmowych oprogramowań:
Poprawiony: środa, 13 sierpnia 2014 11:43